Zeitmanagement

Was ist Zeitmanagement?

Mit Zeitmanagement sind verschiedene Techniken gemeint, die dir dabei helfen, Aufgaben und Termine innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens durchzuführen.
Zeitmanagement hilft somit einzelnen Personen und Gruppen mit Techniken für die Planung oder Arbeit, den Umgang mit Zeit zu optimieren und Stress zu vermeiden. Daher ist Zeitmanagement ein Bestandteil der Selbstorganisation. Im Folgenden findest du einige Prinzipien und Anleitungen, die dir bei der Strukturierung und Priorisierung deiner Aufgaben helfen können:

1. Das Pareto-Prinzip
2. Das Eisenhower-Prinzip
3. Die ALPEN-Methode
4. Der Zeitmanagement Tagesplan
5. Der Zeitmanagement Wochenplan

Das Pareto-Prinzip

Definition und Erklärung

Das Pareto-Prinzip ist nach seinem Erfinder, dem Italiener Vilfredo Pareto benannt. Es wird auch Pareto-Effekt oder 80/20-Regel genannt und besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit.

Das Pareto-Prinzip lässt sich auf eine Vielzahl ökonomischer Fälle übertragen:

• 20 % der Kunden erzeugen 80 % des Umsatzes
• 20 % der Angestellten sind für 80 % des Gewinnes verantwortlich
• 80 % der Verkäufe werden von 20 % der Produkte erzeugt
• 80 % einer Aufgabe können in 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden

Vor dem Hintergrund des Zeitmanagements ist vor allem der letzte Punkt relevant – also immer wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen und man sich an Fristen und Termine halten muss. Die letzten 20 % einer Aufgabe zu vollenden (der sogenannte „Feinschliff“) wird dich 80% der Zeit kosten, die du für die Erledigung der gesamten Aufgabe gebraucht hast.

Wie funktioniert das Pareto-Prinzip in der Praxis?

Eigentlich ist die Anwendung des Prinzips simpel: Wenn du merkst, dass die Zeit knapp wird, dann erledige zuerst die Aufgaben, die den höchsten Anteil am gesamten Ergebnis haben. Kümmere dich also erst um das Wesentliche. Die restlichen Tätigkeiten, die nicht essenziell für die Aufgabenerledigung sind werden abgearbeitet, wenn am Schluss noch genug Zeit übrig ist.

Ein Beispiel: Stellen wir uns vor, du musst eine Präsentation vorbereiten. Um nach dem Pareto-Prinzip vorzugehen, konzentriere dich zunächst nur auf die Erstellung der Inhalte. Dabei achtest du weder auf die Formatierung noch Gestaltung. Erst wenn alle Folien mit Inhalt befüllt sind und du noch Zeit hast, kümmerst du dich um das Layout und ein ansprechendes Design. So stellst du sicher, dass du unter den gegebenen Rahmenbedingungen das bestmögliche Ergebnis erzielst. Berücksichtige in zeitkritischen Momenten folgenden Leitspruch: Better done than perfect!

Das Eisenhower-Prinzip

Erfinder und Namensgeber dieses Prinzips ist der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower. Der Kern des Eisenhower-Prinzips besteht darin, zwischen zwei Eigenschaften einer Aufgabe zu unterscheiden: Der Dringlichkeit und der Wichtigkeit. Auf dieser Basis wird die Priorität für jede einzelne Aufgabe ermittelt. Bei der Einordnung der Aufgaben geht es dann um die Entscheidung, welche Aufgaben abgegeben (delegiert) werden und welche Aufgaben selbst erledigt werden müssen. Ziel ist es, die wirklich wichtigen Tätigkeiten zuerst zu erledigen und unwichtige Dinge auszusortieren.

Du wendest das Eisenhower-Prinzip an, indem du zunächst für jede Aufgabe zwei Fragen beantwortest.

1. Ist diese Aufgabe wichtig oder unwichtig?
2. Ist die Erledigung dieser Aufgabe dringend oder nicht dringend?

Je nach Antwort kannst du die Aufgaben anschließend einer der vier Kategorien in der Eisenhower-Matrix zuweisen.

Die vier Kategorien des Eisenhower-Prinzips

	Dringend	Nicht dringend
Wichtig	-A- Dringend & Wichtig (Sofort selbst erledigen)	-B- Nicht dringend aber wichtig (einplanen)
Nicht wichtig	-C- Dringend aber unwichtig (delegieren)	-D- Nicht dringend & Unwichtig (verwerfen)

Durch die Klärung der Wichtigkeit und der Dringlichkeit deiner Aufgaben hilft dir das Eisenhower-Prinzip, sie zu strukturieren und priorisieren: A-Aufgaben haben die höchste Priorität und D-Aufgaben die niedrigste. Im Folgenden siehst du, wie du mit den einzelnen Aufgabenkategorien umgehst:

• Kategorie A (Wichtig und Dringend): Das sind die absolut wichtigsten Aufgaben, die innerhalb kürzester Zeit und mit Sorgfalt erledigt sein müssen. Das könnte beispielsweise eine Präsentation sein, die du noch am selben Tag vor Kunden oder deinem Chef halten musst. Diese Tätigkeiten erledigst du selbst und am besten sofort.
• Kategorie B (Wichtig aber nicht dringend): Diese Aufgaben sind wichtig, ihre Erledigung eilt jedoch nicht. Wenn die im obigen Beispiel genannte Präsentation erst in zwei Tagen fällig ist, würde sie in diese Kategorie gehören. Plane diese Tätigkeiten ein, lege also den Tag und eine bestimmte Uhrzeit fest, um sie zu erledigen.
• Kategorie C (Dringend aber Unwichtig): Das sind Sachen, die dringend erledigt werden müssen, im Grunde jedoch nicht wichtig sind. Hier solltest du prüfen, ob du die Aufgabe delegieren, also an jemand anderen geben kannst. Ein Beispiel hierfür ist das Kopieren von Unterlagen für eine Besprechung.
• Kategorie D (Nicht dringend und unwichtig): Wenn du feststellst, dass eine Aufgabe weder eilt noch wichtig ist, dann mache kurzen Prozess mit ihnen: Ab in den Papierkorb!

Die ALPEN-Methode

Bei der ALPEN-Methode nach dem Redner und Autor Lothar J. Seiwert handelt es sich um eine Technik aus dem Zeitmanagement. Sie besteht aus der Erstellung schriftlicher Tagespläne. Das kostet dich jeden Tag nur wenige Minuten und hilft dir, deine Arbeitsorganisation zu formen.

Das Akronym ALPEN steht für:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Aktivitäten notieren

Im ersten Schritt der ALPEN-Methode listest du zunächst alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages auf. Dabei schreibst du wirklich alle Tätigkeiten nieder, vom Meeting über die zu beantwortenden E-Mails bis hin zum Telefonat, das zu führen ist.

Länge schätzen

Wenn du alle deine Tätigkeiten notiert hast, schätzt du anschließend ihre Länge ein. Überlege, wie lange du voraussichtlich mit der jeweiligen Aufgabe beschäftigt sein wirst. Dann ordnest du den einzelnen Aktivitäten einen ungefähren Zeitaufwand zu. Das dient nicht nur der Abschätzung, wie lange etwas dauern könnte, sondern du legst damit auch fest, wie viel Zeit du in etwas investieren möchtest.

Pufferzeit einplanen

Die ALPEN-Methode plant sogenannte „Pufferzeiten“ ein. Damit fängst du unvorhergesehene Ereignisse, die dich Zeit kosten, ab. Das könnte ein nicht geplantes Telefongespräch oder der kurzfristige Ausfall eines Kollegen sein. Generell rät die ALPEN-Methode dazu, nur etwa 60 Prozent der Zeit tatsächlich für Aufgaben zu verplanen. Die restlichen 40 Prozent werden wiederum aufgeteilt: Die eine Hälfte, also 20 Prozent, dient dir als reine Pufferzeit. Die anderen 20 Prozent der Arbeitszeit planst du für soziale Aktivitäten ein, zum Beispiel Gespräche mit den Kollegen oder Nachrichten an Freunde.

Entscheidungen treffen

Nachdem du deine Aktivitäten notiert und den zeitlichen Rahmen festgelegt hast, steht nun die Entscheidung an: Was nimmst du dir für den Tag vor? Das Wichtigste bei diesem Schritt ist das Setzen der Prioritäten. Hierzu kannst du beispielsweise die Eisenhower-Methode benutzen. Sei realistisch mit dem, was du dir vornimmst.

Nachkontrolle

Am Ende jeden Tages überprüfst du, ob dein Plan funktioniert hat. Dein Zeitmanagement lebt von deinen Erfahrungen und den Lehren, die du daraus ziehst. Falls du nicht alle geplanten Aufgaben geschafft hast, überlege dir was die Ursachen dafür waren. Suche im Anschluss Lösungen und erstelle mit der ALPEN-Methode deinen Plan für den nächsten Tag.

Der Zeitmanagement Tagesplan

Im Vorfeld wurden einige Methoden vorgestellt, mit denen du deine Aufgaben und Aktivitäten priorisieren kannst. Das Ergebnis dieser Techniken hältst du in deinem Tagesplan fest. So stellst du sicher, dass keine wichtigen Aufgaben in Vergessenheit geraten.

5 Tipps für deinen Zeitmanagement Tagesplan:

1. Reserviere dir eine feste Zeit für deine Tagesplanung

Prinzipiell ist es egal, ob du deine Planung zum Tagesbeginn oder am Abend machst. Erfahrungsgemäß spricht jedoch vieles dafür, die Erstellung des Tagesplans am Ende des (Arbeits-)Tages zu erledigen. Zum einen hast du anstehende Aufgaben besser vor Augen und musst dich nicht morgens zurückerinnern, was du am Vortag nicht erledigen konntest. Zum anderen sorgt es für einen entspannten Start in den Tag, wenn du die Übersicht deiner Termine und geplanten Aufgaben schon griffbereit hast.

2. Berücksichtige deinen Biorhythmus

Wir sind nicht den ganzen Tag über gleichbleibend leistungsfähig. Daher solltest du in deinem Tagesplan berücksichtigen, welche Aktivitäten du zu welcher Uhrzeit einplanst. Lege anspruchsvolle Tätigkeiten auf Zeiträume, in denen du üblicherweise fit und aktiv bist. Diese Phasen unterscheiden sich von Mensch zu Mensch. Wenn du dir unsicher bist, teste dich selbst und probiere aus, zu welchen Uhrzeiten du besonders produktiv bist.

3. Fasse gleichartige Aufgaben zusammen

Du kannst viel Zeit sparen, indem du ähnliche Tätigkeiten in deinem Tagesplan gruppierst und nacheinander abarbeitest. Nehmen wir zum Beispiel das Beantworten von E-Mails: Mehrmals am Tag dein E-Mail-Programm zu öffnen und Nachrichten zu beantworten, während du zwischendurch andere Sachen erledigst, ist wenig effektiv: Du musst ständig zwischen Tätigkeiten wechseln und wirst aus der Konzentration gerissen. Nimm dir stattdessen einen festen Zeitraum, in dem du deinen Posteingang sichtest und E-Mails abarbeitest.

4. Kontrolliere deinen Tagesplan

Überprüfe am Ende des Tages, ob dein Plan realistisch war. Konntest du alle geplanten Aufgaben erledigen? Wie ging es dir dabei? Hast du dir genug Zeitpuffer eingeplant, um auf Unerwartetes reagieren zu können? Nutze deine Erfolge und Niederlagen gleichermaßen, um deinen Plan für den nächsten Tag anzupassen. Zeitmanagement ist ein stetiger Prozess, der von deinen Erfahrungen lebt.

5. Nutze Hilfsmittel und Tools

Dieser Tipp gilt für Tagespläne und Wochenpläne gleichermaßen: Finde ein für dich geeignetes Medium, um deine Pläne festzuhalten. Das kann ein einfacher Kalender in Papierform sein oder du suchst dir eine der mittlerweile zahlreichen Zeitmanagement Apps heraus, in der du deinen Tagesplan oder Wochenplan festhalten kannst.

Der Zeitmanagement Wochenplan

Neben der Tagesplanung, also der Beschäftigung mit unmittelbar anstehenden Aufgaben, ist es im Zeitmanagement ebenfalls wichtig, einen Planungshorizont zu haben, der über den Tag hinausgeht: Der Wochenplan. Mithilfe der Wochenplanung zerlegst du deine privaten und beruflichen Ziele in kleinere Bestandteile. Das hilft dir, aktiv daran zu arbeiten deine Ziele zu erreichen.

5 Tipps für deinen Wochenplan:

1. Reserviere dir eine feste Zeit zur Erstellung deines Wochenplans

So wie du dir für deine Tagesplanung eine bestimmte Zeit am Anfang oder Ende des Tages ausgesucht hast, sollte auch die Erstellung des Wochenplans ein fester Bestandteil deiner Woche sein. Egal ob Montagmorgen, Freitagabend oder am Wochenende, reserviere dir einen Zeitraum, um dich mit der kommenden Woche zu beschäftigen.

2. Breche deine großen Ziele auf Wochenziele herunter

Kleine, überschaubare Etappen lassen sich einfacher und besser bewältigen. Halte diese Ziele schriftlich in deinem Wochenplan fest. Das schafft Verbindlichkeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass du sie erreichst.

3. Notiere regelmäßige Termine in deinem Wochenplan

Egal ob wöchentliche Meetings oder das Fußballtraining – halte in deinem Planer fest, welche Dauertermine und wiederkehrende Aufgaben du hast. Das hilft dir, sie nicht zu vergessen und diese Zeiträume versehentlich zu verplanen.

4. Lege Zeitraum und Dauer für deine Aktivitäten fest

Notiere dabei nicht nur die Dauer von Terminen, sondern plane dir auch konkrete Zeiträume für Aufgaben, die du erledigen willst. Anfangs wirst du diese grob schätzen müssen, aber mit jedem weiteren Wochenplan wird dein Zeitplan genauer werden.

5. Überprüfe deinen Wochenplan

Schaue auf die vergangene Woche zurück und notiere, welche vorgenommenen Ziele du erreicht hast. Dir vor Augen zu führen, welche Fortschritte du gemacht hast hilft dir, motiviert zu bleiben. Halte auch fest, welche Bestandteile deines Plans nicht funktioniert haben. Überlege dir, was die Gründe dafür waren und was du in der kommenden Woche besser machen kannst.