Kennst du die Situation, in der du auf deinen Schreibtisch schaust und feststellst, dass 60% der Fläche von Papierstapeln bedeckt ist? Du sehnst dich nach mehr Ordnung am Arbeitsplatz aber kannst dich nicht zum Aufräumen motivieren?
Hier erfährst du, weshalb sich eine gute Arbeitsplatzorganisation lohnt und wie du mithilfe der Winston-Technik deinen Schreibtisch aufräumen kannst.
Die Vorteile von mehr Ordnung am Arbeitsplatz
5 Gründe, warum du deinen Schreibtisch aufräumen und dich um eine bessere Arbeitsplatzorganisation bemühen solltest:
- Du sparst Zeit, da du Unterlagen & Co. nicht mehr suchen musst
- Eine ordentliche Arbeitsumgebung entspannt dich und hilft bei der Stressbewältigung
- Ein sauberer Schreibtisch sorgt für einen besseren ersten Eindruck bei Chef und Kollegen
- An einem aufgeräumten Platz startest du motivierter und konzentrierter in den Tag
- Du beseitigst alle Ablenkungen, die dich daran hindern, deine Ziele zu erreichen
Die folgende Technik kann dir beim Schreibtisch aufräumen helfen und so zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz beitragen:
Schreibtisch aufräumen mit der Winston-Technik
Nach der Winston-Technik der Arbeitsplatzorganisation gibt es genau vier Möglichkeiten, was mit einem Stück Papier auf deinem Schreibtisch geschehen kann:
- Wegwerfen
- Weiterleiten / Delegieren
- Bearbeiten
- Ablegen
Praxis-Tipp: Sag dir beim Schreibtisch aufräumen immer wieder: “Es gibt nur diese vier Alternativen. Es gibt keinen fünften Stapel. Es gibt nichts, was ich erst einmal zur Seite legen müsste, also treffe ich jetzt die Entscheidung, was ich damit tue.“
Kategorie 1: Was du wegwirfst
Lerne, den Papierkorb als deinen besten Freund im Kampf für mehr Ordnung am Arbeitsplatz zu betrachten. Das erspart dir viele weitere Überlegungen und Handgriffe. Wirf alles weg,
- was du unproblematisch ersetzen kannst
- das für dich nur von geringem Interesse oder Wert ist
- was du nur „zur Kenntnisnahme“ erhalten hast
- wofür keine Aufbewahrungspflicht besteht
Kategorie 2: Was du weiterleitest oder delegierst
Unterscheide zwischen Dokumenten, die offensichtlich in den Aufgaben- oder Verantwortungsbereich anderer fallen, und solchen, die eigentlich an dich gerichtet sind, die du jedoch nicht unbedingt selbst bearbeiten musst. Frage dich beim Schreibtisch aufräumen, welche Tätigkeiten ein anderer vielleicht besser oder schneller erledigen kann und gebe die Aufgabe nach Möglichkeit ihm.
Kategorie 3: Was du selbst bearbeitest
Vorgänge, die du in fünf Minuten oder weniger erledigen kannst, solltest du sofort abarbeiten, denn es dauert in der Regel länger, sie zu „verwalten“, d.h. sie abzulegen, wieder hervorzuholen, sie durchzulesen und dann eine Entscheidung zu treffen.
Kategorie 4: Was du ablegst
Alles, was du nicht wegwerfen, weiterleiten bzw. delegieren oder gleich bearbeiten kannst, gehört in deine Ablage. Wenn sich deine Ablage in deinem Zimmer bzw. Büro befindet, solltest du alle erledigten Dokumente sofort ablegen. Ein volles Ablagefach bedeutet eine schlechte Arbeitsplatzorganisation, nämlich dass du Zeit für eine untergeordnete Aufgabe (die Ablage) benötigen wirst und dass deine Ablage nicht auf dem aktuellen Stand ist. Keines von beidem ist arbeitstechnisch sinnvoll.